İş Süreçleri İyileştirme ve Yeniden Yapılandırma

Tarih: 20.01.2010
İŞ SÜREÇLERİ İYİLEŞTİRME VE YENİDEN YAPILANDIRMA

Nasıl kurumsal performans artırılır sorusu, tüm işletmeleri tarih boyunca meşgul etmiş bir sorudur. Son 50 yılda, teknolojideki ilerlemeler, bu soruyu farklı şekillerde gündeme getirmiştir.

İlk gereksinim; bilgisayar teknolojilerindeki inanılmaz ilerlemeler, uydular ve kablolar ile anında iletişim ve uçaklarla hızlı ulaşımın tüm coğrafyaları ve ülkeleri yakınlaştırması ile oldu. Artık kuruluşlar çok farklı coğrafi pazarlara girebileceklerini hissettiler. Bizim konumuz için daha önemlisi, faaliyetlerinin çoğunu doğmuş oldukları ülkeleri bırakıp çok daha ucuz olan ve onlara çok daha kolaylıklar sağlayan ülke ve coğrafyalara kaydırabildiler. Genelde bu gibi yerlerin işgücünün fedakarlıklarından da yararlanarak bir taşla birden çok kuş vurabildiler:

• Düşük maliyetli işgücü ve kaynaklar
• Fedakar işgücü
• Düşük maliyetli üretim

Artık planlar ve tasarımlar genel merkezde gerçekleştirildikleri gün binlerce kilometre uzaktaki faaliyet merkezlerine aynı gün ulaştırılabiliyor, bu planlar ve/ya tasarımlar o gün boyunca test edilebiliyor ve ertesi sabah genel merkez hiçbir rötar hissetmeden ilgili kararları alabiliyor olmuştu.

Tabi bu durum, çevresel ve hükümet kural ve denetimlerin çok olduğu, ücretlerin çok yüksek olduğu gelişmiş ülkelerdeki çalışanlar için bir kabus haline geldi. İşçiler, hayat standartlarının değişmemesi için tek çarenin üretkenliklerinin artması ve ürünlerinin ucuz bölgelere kıyasla çok daha kaliteli olması gerektiğini gördüler. Böylece başladı ilk dalga iyileştirme çalışmaları. Ana odak noktası ise üretim sürecindeki hataları ayıklama ile çalışanların görevlerini sıfır hataya uygun iyileştirilmiş yöntemlerle yapmalarını sağlamak, ve bunu sürekli iyileştirmek idi:

• Takımsal beyin fırtınası ile problem belirleme
• Pareto diyagramları ile problem önceliklendirme
• Kalite hedefleri
• Balık kılçığı diyagramları ile sorunların kaynağına inebilme
• İstatistiksel süreç kontrolleri
• Stok maliyetlerini JIT ile minimize etme
• Etc,,,

Bu yaklaşımlar çok etkili oldu. Japonya, bu yaklaşımları kullanarak dünya ekonomisinde şimdiki yerine yükselebildi. Fakat bu ilk dalga iyileştirme programlarının beş önemli eksiği mevcut idi:

1. Sorunların %80’i sadece yönetim tarafından çözülebilir, işçi veya bireysel çalışanın iyileşmesi ile değil
2. En iyi sonuçlar, üretim ortamlarında başarılmıştır
3. Bireysel görev ve faaliyetlere odaklanmıştır, tüm organizasyonu değil alt birimlerin iyileştirimlesini gerçekleştirebilir
4. Sürekli iyileştirme çalışmaları, sağladığı faydalara göre her döngüde giderek daha pahalı olmaya başlamıştır
5. Kalite yönetim sistemi veya toplam kalite gibi konuları gündeme getirmemiştir

Dolayısı ile ikinci dalga iyileştirme çalışmaları doğmuştur. Bu gelişme, yönetim kademesinin şu gerçeği kabullenmesi ile başlamıştır: Üretim işçisi belirli bir süre sonunda milyonda-binde bir hata oranı ile çalışırken destek birimler iş başına hata oranları ile çalışmaktadır. Yönetim, bu problemi önce bilgisayar teknolojisi ile işleri otomasyona çevirerek çözmeye çalışmıştır. Ne yazık ki bu yaklaşım çok başarısız olmuştur. Nedeni ise otomasyon yapılan iş süreçlerinin incelenmeden ve düzeltilmeden otomasyona gidilmesi olmuştur. Hatalı bir süreç otomatiğe bağlandığında tek fark hatanın çok daha hızlı bir şekilde yapılması anlamına geleceği yaşanarak anlaşılmıştır.

Böylece doğmuştur İş Süreçleri İyileştirme (Business Process Improvement – BPI).

BPI, yönetimsel süreçlerin etkin, verimli ve uyumlu olmasını sağlamak amacını güden birden çok yaklaşımdan oluşmaktadır. Bu yaklaşımlardan dört tanesi hemen öne çıkmaktadır:

• Hızlı Analiz Sonuç Teknikleri, 80’lerde IBM ile başlayıp GE, FORD gibi firmaların tamamen içselleştirdiği yöntemleri içermektedir. Bu yöntemlerdeki ana nokta, ilgi odağını belirlenen bir iş sürecine yönlendirme ve kısa bir proje süresi ayrılması olmaktadır.
• “Benchmarking” – Kıyaslama: Geçmişi daha eski olmasına rağmen Xerox şirketinin ödül alması ile tüm dünyaya yayılmıştır. Herhangi bir kıyaslamayı değil sistematik bir süreç incelemesi ile gerçekletirilen kurumsal bir çalışmayı anlatmaktadır.
• Süreç Yeniden Tasarım Teknikleri: İlgili süreçlerin incelenmesi ve iyileştirilmesi anlamına gelmektedir.
• Süreç Yeniden Yapılandırma Teknikleri: Bu teknikler mvecut süreçleri yepyeni bir gözle inceleme ve baştan tasarlama çalışmalarını içermektedir.

Yukarıdaki yaklaşımların herbiri farklı oranlarda ve farklı sürelerde iyileştirme gerçekleştirebilirler. Kendi gereksinimlerine uygun yöntemi seçen kurumlar, birinci iyileştirme dalgası olan sürekli iyileştirme çalışmalarını da uygulamaya devam etmektedirler. Aşağıdaki grafik birinci ve ikinci dalga süreç çalışmalarının uygulama sonuçlarını özetlemektedir:

Günümüzde iyileştirme çalışmaları, ikinci dalga çalışmaları ile olarak devam etmekle birlikte bir üçüncü dalga artık kendini kabul ettirmiştir. Biz buna İş Sistemleri İyileştirme çalışmaları adını koyalım. Bu çalışmalar, tüm süreçlerin birbirine bağlanmasını iyileştirme çalışmaları, hatta farklı kurumların süreçlerinin birbirine bağlanamasını iyileştirmeçalşımalarını kapsamaktadır.

• Toplam kalite yönetimi
• Çevre yönetimi
• Bilgi yönetimi
• Finansal sistemler entegrasyonları
• Etc,,,

Bu gibi çalışmaların örneklerindendir.

Şirketler için sürekli gelişen, devamlı atılımların olduğu ve hem maliyetlerin azaldığı, hem de kalitenin arttığı bir rekabet ortamının oluşmasında başrolü oynayan felsefelerden biri olan iş süreçleri iyileştirme çalışmaları, artık bu rekabet ortamında var olmanın vazgeçilmez parçası olarak gözükmektedirler.

Yavuz Abadan
Yönetim Uzmanı
Anasayfa | Hakkımızda | İletişim | Webstats4U iso Avrasya Global San. Tic. A.Ş.